ISO 9000 / QMS

Ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας (quality management system QMS) είναι ένα πλήθος πολιτικών, διεργασιών και διαδικασιών που απαιτούνται για τον σχεδιασμό και την εφαρμογή (παραγωγή / ανάπτυξη / εξυπηρέτηση) της κύριας δραστηριότητας μίας επιχείρησης. Το ISO 90001:2008 για παράδειγμα είναι ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας. Μερικοί γενικώς αναφέρουν ότι το σύστημα διαχείρισης της ποιότητας είναι ένα σετ από έγγραφα στην πραγματικότητα όμως τα έγγραφα απλά περιγράφουν το σύστημα. Ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας δεν είναι τίποτα παραπάνω παρά καλή επιχειρηματική λογική.

Μπορεί κάποιος να μου πει τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας με απλά λόγια;

Είναι ένα σύστημα διαχείρισης  (ISO 9001, ISO22000, ISO 14001, κ.α.) με το οποίο μία εταιρία ορίζει τον τρόπο που δουλεύει, συγκεντρώνει στοιχεία από τις δραστηριότητές της και τα αναλύει για να βελτιώσει τις διαδικασίες της με απώτερο σκοπό να βελτιώσει το κέρδος της.

Τα βασικά στοιχεία τέτοιων συστημάτων περιλαμβάνουν τα εξής απλά πράγματα:

  • Πολιτική ποιότητας.
  • Μετρήσιμοι στόχοι σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης λαμβάνοντας υπόψη τις απαιτήσει των πελατών.
  • Έλεγχοι (audits) των διεργασιών.
  • Ανασκόπηση της διοίκησης (των διαδικασιών, προγραμμάτων και στοιχείων).
  • Βασισμένη στην ανάλυση όλων των παραπάνω, η επιχείρηση  εφαρμόζει προληπτικές και διορθωτικές ενέργειες που αποσκοπούν στην συνεχή βελτίωση.

Τι κάνει ένα σύστημα διαχείρισης της ποιότητας;

  • Αναγνωρίζει την «εξωτερική» ποιότητα που συνδέεται με τις απαιτήσεις του εμπορίου, των πελατών, της νομοθεσίας και των προτύπων.
  • Διασφαλίζει ότι όλες οι απαιτήσεις τεκμηριώνονται μέσα στο σύστημα στην κατάλληλη θέση.
  • Επιβεβαιώνει ότι όλοι οι υπάλληλοι λαμβάνουν  την απαραίτητη εκπαίδευση σύμφωνα με τις απαιτήσεις.
  • Παράγει αρχεία και αποδείξεις ότι οι απαιτήσεις του συστήματος έχουν ικανοποιηθεί.
  • Μετρά, παρακολουθεί και αναφέρει το μέγεθος της συμμόρφωσης του συστήματος σύμφωνα με τους στόχους της επιχείρησης.
  • Συνεχώς παρακολουθεί και αναλύει  αλλαγές στις απαιτήσεις και επιβεβαιώνει ότι αυτές οι αλλαγές είναι πάντα σύμφωνα με τις απαιτήσεις που έχουν ορισθεί.
  • Πραγματοποιεί ελέγχους (audits), αναλύει τις διαδικασίες και τις διορθώνει όταν αυτό κριθεί απαραίτητο.
  • Περιλαμβάνει διαδικασίες οι οποίες βοηθούν συνεχώς της βελτίωση του συστήματος.

Ποιο είναι το Α και το Ω στην εφαρμογή ενός συστήματος;

Η διοίκηση. Απλά. Χωρίς την δέσμευσή της το σύστημα αργά ή γρήγορα είναι καταδικασμένο να αποτύχει. Η εμπειρία δείχνει ότι η ποιότητα ποτέ δεν πάει «από κάτω προς τα πάνω» αλλά το ανάποδο, από την κορυφή της ιεραρχίας προς τα κάτω.

Έχω μικρή επιχείρηση, μπορώ να βάλω ISO;

Φυσικά. Το μέγεθος δεν είναι πρόβλημα. Αυτό που θα πρέπει να προσεχθεί τόσο από την πλευρά του συμβούλου (ή την πλευρά του υπεύθυνου διασφάλισης ποιότητας) όσο και από την πλευρά της διοίκησης είναι το σύστημα να φτιαχτεί στα «μέτρα» της επιχείρησης ικανοποιώντας ταυτόχρονα τις απαιτήσεις του προτύπου.

Τι είναι ISO;

ISO είναι ο διεθνής οργανισμός τυποποίησης (International Organization for Standardization), με μέλημα την οργάνωση, δημιουργία και έκδοση προτύπων που αποτελείται από αντιπροσώπους των εθνικών οργανισμών τυποποίησης. Ο οργανισμός ιδρύθηκε στις 23-02-1947 και παράγει τα παγκόσμια βιομηχανικά και εμπορικά πρότυπα, τα επονομαζόμενα πρότυπα ISO (π.χ. ISO 9000, ISO 22000, ISO 14000 κ.α.). Εδρεύει στην Γενεύη της Ελβετίας και μέχρι το 2013 λειτουργεί σε 164 χώρες. 

Τι είναι τα πρότυπα;

Ένα πρότυπο είναι ένα έγγραφο που παρέχει απαιτήσεις, προδιαγραφές, οδηγίες ή χαρακτηριστικά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν με συνέπεια ώστε να διασφαλιστεί ότι τα υλικά, προϊόντα, διαδικασίες και υπηρεσίες εξυπηρετούν τον σκοπό τους.  Για να πάρετε μία ιδέα πόσα πρότυπα έχει εκδώσει ο ISO μπορείτε να δείτε αυτή τη λίστα ή να δείτε κατευθείαν στην ιστοσελίδα του ISO (κατάλογος).

Τελικά ποια είναι τα οφέλη ενός τέτοιου συστήματος;

  • Αυξημένη αποδοτικότητα. Εταιρίες που πάνε για πιστοποίηση κατά ISo 9001:2008 στοχεύουν στην μεγιστοποίηση της ποιότητας και απόδοσης των διαδικασιών τους.
  • Αυξημένος τζίρος. Εταιρίες με πιστοποίηση απολαμβάνουν βελτιωμένη οικονομική απόδοση και αυξημένη παραγωγικότητα σε σύγκριση με εταιρίες που δεν έχουν πιστοποίηση.
  • Καλύτερο ηθικό υπαλλήλων. Υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες στις εταιρίες που παίζουν ρόλο στην παρακίνηση και ικανοποίηση του προσωπικού. Μερικοί από αυτούς είναι η εμπιστοσύνη προς τη διοίκηση, ξεκάθαροι ρόλοι και αρμοδιότητες, εγκατάσταση εκπαιδευτικών συστημάτων, κατανόηση πως ο ρόλος τους επηρεάζει την ποιότητα αλλά και την συνολική εικόνα της επιχείρησης.
  • Διεθνής αναγνώριση. Ο οργανισμός ISO είναι διεθνώς αναγνωρισμένος σαν η επίσημη αρχή για την διαχείριση της ποιότητας.
  • Ρεαλιστικότατη προσέγγιση για λήψη αποφάσεων. Το πρότυπο ISO 9001: 2008 παρέχει σαφείς οδηγίες σχετικά με την ανασκόπηση διαδικασιών και των ελέγχων. Αυτές οι οδηγίες συντονίζουν την λήξη αποφάσεων και συγκέντρωση στοιχείων που βασίζονται σε πληροφορίες που «γεννά» η εταιρία.
  •  Βελτιώνει τις σχέσεις με τους προμηθευτές.  Ένας από του καλύτερους λόγους για πιστοποίηση είναι η αμοιβαία επικερδή σχέση με του προμηθευτές. Για να διασφαλιστεί η ποιότητα των πρώτων υλών που θα εισαχθούν στο σύστημα η διαδικασία τεκμηρίωσης και ελέγχου πρέπει να εφαρμοστεί κατά γράμμα. Έτσι και οι δύο πλευρές διασφαλίζουν την σωστή συνεργασία.
  • Αποτελεσματική και δομημένη τεκμηρίωση. Τεκμηρίωση όλων των διαδικασιών όπως και των μη συμμορφώσεων, λαθών και αλλαγών αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση του προτύπου. Σε περιπτώσεις μη συμορφούμενων πρώτων υλών ή προϊόντων  ένα  τεκμηριωμένο σύστημα αυξάνει την εμπιστοσύνη και την συνέπεια όλων των μελών της ομάδας.
  • Συνέπεια διαδικασιών. Όλες οι διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα μέσα σε μία επιχείρηση χαρακτηρίζονται, περιγράφονται και καταγράφονται. Αυτό δημιουργεί μία συνέπεια και η συνέπεια αφήνει πολύ λίγο χώρο κενό για λάθη.
  • Χτίζει ικανοποιημένους πελάτες. Η ικανοποίηση των πελατών διασφαλίζεται μέσα από τα οφέλη του ISO 9001:2008 το οποίο φροντίζει για την αποδοτικότητα, συνέπεια και αφοσίωση στην ποιοτική εξυπηρέτηση.
  • Βελτιώνει τις διαδικασίες βάση στοιχείων. Αυτό γίνεται με προσεκτικό σχεδιασμό και εφαρμογή μέσω ενός συστήματος τεκμηρίωσης και ανάλυσης. Αυτό με την σειρά του διασφαλίζει την βέλτιστη ποιότητα στην λήψη αποφάσεων.

Πως η Virtuous Triad μπορεί να σας βοηθήσει;

Αν αποφασίσετε να πάτε για πιστοποίηση κατά ISO τότε μία συζήτηση με την διοίκηση είναι το πρώτο πράγμα που θα ζητήσουμε. Σε αυτή τη συζήτηση θα δείξουμε την μεθοδολογία που ακολουθούμε προκειμένου να βοηθήσουμε μία επιχείρηση να αποκτήσει το πιστοποιητικό και θα λύσουμε οποιαδήποτε απορία υπάρχει για την διαδικασία.  – Σε αυτό το σημείο αξίζει να σημειωθεί ότι το πιστοποιητικό αποκτάται όταν η εταιρία περάσει με επιτυχία τον έλεγχο από αρμόδιο φορέα πιστοποίησης και ο οποίος δεν έχει καμία σχέση με την Virtuous Triad.